Neljä ihmistä seisoo kaukana toisistaan ja puhuu pahvimukeista tehtyihin leikkipuhelimiin

Academy of Brainin vinkit uuteen normaaliin

Covid-19 pandemian synnyttämä uusi normaali on tuonut työelämään pitkäaikaisia muutoksia. Työskentely täysin etänä tai hybridiratkaisuna kodin ja työpaikan välillä asettaa uudenlaisia paineita sekä itsensä johtamiseen että esimiestyöhön.

Mieli sopeutuu muutoksiin, kun huolehdimme jaksamisesta ja olemme tietoisia kokemuksestamme; tunteista ja ajatuksista, joita epävarma tilanne meissä tuottaa. Omaa resilienssiä eli kykyä sopeutua merkittäviin muutostilanteisiin voi ja kannattaa nyt kehittää! Resilienssin lisäksi voimme sopeutua uuteen tilanteeseen kehittämällä muita itsensä johtamisen osa-alueita. Voimme mm. muokata omaa mindsettiä, parantaa arjen mielenhallintaa, tehostaa ajankäyttöä ja hioa keskittymiskykyä.

Tiiminä työskentely on keskeinen osa nykytyöelämää ja sen tehokkuutta. Nopea siirtyminen etätyöskentelyyn on haaste, johon jokainen tiimi voi vastata luomalla tehokkaan etätyöskentelyn käytänteet. Luottamus muodostaa etätiimin perustan, tehokas viestintä sen seinät ja selkeä workflow’n hallinta luo katon. Tässä tilassa tiimin on helppo viedä projektit maaliin asti ilman tehottoman etätyön tuomaa hukkaa.

1. Luottamus

Ensimmäinen askel menestyksekkääseen virtuaalisen tiimityöhön on luottamuksen rakentaminen tiimisi jäsenten välille.

Etätiimi videopuhelussaKun alat tehdä töitä virtuaalisen tiimin kanssa, sinun täytyy löytää nopeita keinoja rakentaa suhteet uusiin työkavereihisi. Paras tapa on palaveri, jossa sinulla on videoyhteys. Kun kuulemme toisen ihmisen äänen ja pystymme lukemaan hänen kehonkieltään, tunnemme olomme turvalliseksi ja varmemmaksi kuin ainoastaan tulkitsemalla ääntä ja sen sävyjä.

Pidä videopuhelu virtuaalisen tiimisi kanssa vähintään kerran viikossa. Keskustelkaa projektien tilasta. Muista myös kysyä tiimikavereiltasi, mikä heistä on haastavaa tai palkitsevaa – tämä auttaa sinua ymmärtämään heitä paremmin. Pyydä palautetta siitä, miltä heistä tuntuu tehdä töitä kanssasi. Kehu tiimikavereitasi hyvin tehdystä työstä.

2. Tehokas viestintä

Toinen askel on varmistaa, että viestit tehokkaasti ja kannustat tiimiäsi osallistumaan, kysymään kysymyksiä ja antamaan palautetta. Puheluiden tai videopuheluiden jälkeen on hyvä lähettää sähköpostiviesti, johon on koottu keskeisimmät päätökset tai ohjeet, joihin puhelussa päädyttiin. Varmista myös, että kaikki ovat yhteenvedostasi samaa mieltä. Näin voit olla varma siitä, että tiimisi jäsenillä on samanlainen näkemys suunnasta eteenpäin.

Pidä yhteyttä tiimisi jäseniin pikaviestiohjelmilla ja ole linjoilla niin usein kuin pystyt. Vastaa viesteihin mahdollisimman nopeasti, jotta saat selvitettyä kysymykset tai ongelmat heti kun niitä ilmenee.

Tämä on erityisen tärkeää, jos tiimisi jäsenet ovat eri aikavyöhykkeillä. Saatat menettää useita työtunteja, jos he odottavat vastaustasi. Sopikaa selkeistä työtunneista yhdessä. Kerro tiimisi jäsenille ne tunnit tai päivät, jolloin sinuun ei saa yhteyttä ja kirjoita statuspäivitykseesi milloin palaat.

Kun viestitte pikaviestimillä, muista käyttää selkeää kieltä, jota ei voi ymmärtää väärin. Anna mieluummin enemmän tietoa ja kysy enemmän kysymyksiä kuin minkä luulet olevan tarpeen. Muista, että tekstillä on vaikea välittää äänensävyä tai viestisi tarkoitusta. Koska sinulta puuttuu konteksti, oleta, että työkaverisi tarkoittavat hyvää, vaikka heidän viestinsä saattavat kuulostaa lyhyiltä tai ärsyyntyneiltä.

Varmista että lähetät viestin oikeaa viestintäkanavaa käyttäen. Pikaviestimet ovat hyviä ajantasaiseen viestintään, kun taas sähköposti on parempi muodollisiin prosesseihin. Videopuhelut sopivat parhaiten arkaluontoisiin aiheisiin kuten rakentavaan palautteeseen. Harkitse myös sitä, mitä viestejä laitat ryhmille ja mitä käsittelet henkilön kanssa kaksin.

3. Workflow’n hallinta

Kolmas digitaalisen yhteistyön tärkeä osa-alue on workflow’n hallinta. On erittäin tärkeää, että kaikki tiimissä tietävät, mitä tehtäviä priorisoida ja milloin työn pitää olla valmis. Ikävintä on huomata parin päivän jälkeen, että tiimisi jäsen on työstänyt väärää tehtävää.

Helppo tapa virtaviivaistaa työnkulkua on käyttää projektinhallinnan työkaluja, joista kaikki näkevät eri tehtävien tilan. Näin kaikki ovat tilanteen tasalla ja tietävät tarkalleen mitä heiltä odotetaan – ja milloin.

Olennainen osa työnkulun hallintaa on varmistaa, että kaikki ovat tietoisia tärkeistä päivämääristä, kuten deadlineista, kokouksista ja lomista. Tällaisen läpinäkyvyyden saavuttaminen on onneksi helppoa: luo jaettu kalenteri. Jaetun kalenterin avulla kaikilla on yhtäläinen pääsy tietoon, ja he voivat varautua asianmukaisesti.

Nainen istuu isossa keinussa ja katselee rauhallisena kauempana vaahtoavaa vesiputoustaTörmäät urasi aikana erilaisiin paikallisten ja virtuaalisten tiimien kokoonpanoihin. Huomaat myös, että kollegoillasi on erilaiset kyvyt tehdä yhteistyötä, virtuaalisesti tai kasvotusten. Vaikka et voikaan hallita tai muuttaa tätä, voit vaikuttaa tiimisi yleiseen menestykseen huomattavasti omilla yhteistyökyvyilläsi. Näin vaikutat toivottavasti myös tiimisi jäseniin positiivisesti.

Lisää vinkkejä uuteen normaaliin ja työelämän Soft Skills tarpeisiin Academy of Brainin blogista!

 
 
 
Academy of Brainin verkkovalmennukset perustuvat käyttäytymistieteelliseen tutkimukseen ja vuosikymmenten käytännön kokemukseen. Sisällön laadusta vastaa Academy of Brainin asiantuntijaryhmä, jonka jäseniä ovat psykologi, FT Ville Ojanen, johdon coach Jarmo Manner ja professori Minna Huotilainen.